Zachowanie terminu jest istotne w każdym toczącym się postępowaniu, a więc w postępowanie administracyjne, które towarzyszy przy załatwianiu wielu spraw nie jest wyjątkiem. Jego przekroczenie zwykle wiąże się z ujemnymi konsekwencjami, choć to będzie zależało od rodzaju terminu. Zapobiegawczo chcąc uniknąć uchybienia terminu nie  powinno się lekceważyć żadnego z nich, a już zwłaszcza tych, których przekroczenie spowoduje, że dokonana czynność okaże się nie wywołać skutków prawnych, jakie daną czynnością chcieliśmy osiągnąć.

W uproszczeniu możemy przyjąć, że w procedurze administracyjnej wyróżniamy dwa główne rodzaje terminów. Jedne wynikają z ustawy( kodeks postępowania, ale także innych ustaw szczególnych), drugie zaś wyznacza organ zajmujący się naszą sprawą. Terminy ustawowe dzielą się na instrukcyjne, których uchybienie nie powoduje ujemnych konsekwencji i zawite(prekluzyjne), których przekroczenie spowoduje nieskuteczność czynności prawnej. Z tego powodu, jeżeli mamy styczność z terminem zawitym musimy liczyć się z konsekwencjami jego przekroczenia, choć i od nich można się w pewien sposób uchronić, a mianowicie przywrócić go. Taka możliwość jest istotna, bowiem może okazać się, że uchybienie nastąpiło bez naszej winy.

Z terminami, które można przywrócić, tym samym unikając negatywnych skutków będziemy mieć zwykle do czynienia przy wszelkiego rodzaju wnioskach, odwołaniach czy zażaleniach. Wymaga podkreślenia to, że taki termin może zostać przywrócony tylko i wyłącznie na wniosek strony. Z taką inicjatywną na pewno nie wystąpi organ administracji, gdyż w postępowaniu administracyjnym nie ma terminów przywracanych z urzędu.

Na złożenie wniosku o przywrócenie terminu mamy 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia. Wraz ze złożeniem takiego wniosku, musimy dokonać czynności, której terminowi uchybiliśmy. Przykładowo, jeśli przekroczyliśmy termin na złożenia zażalenia na postanowienie organu administracyjnego, a chcemy to zrobić, musimy w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia złożyć wniosek o przywrócenie terminu i wnieść zażalenie na postanowienie organu. W tym przypadku samo wniesienie zażalenia na postanowienie, bez przywrócenia terminu nie wywoła skutku prawnego, jakim jest jego rozpoznanie.

We wniosku powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby wykazać, że uchybienie terminowi nastąpiło bez naszej winy. Tutaj warto zwrócić uwagę, że przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie nakładają na nas obowiązku udowodnienia braku winy, gdyż uprawdopodobnienie jej jest wystarczające. Jednak to uprawdopodobnienie musi być na tyle wiarygodne, żeby organ administracyjny nie miał wątpliwości, co do braku naszego zawinienia. Częstymi przyczynami, jakie podaje się przy przywróceniu terminu są: własna choroba czy też członka rodziny, kłopoty związane z niedoręczeniem pisma do rąk własnych adresata (nieprzekazanie pisma lub opóźnione przekazanie), powódź, śnieżyca itp.

Jak prawidłowo powinien być sformułowany wniosek o przywrócenie terminu (jakie powinien zawierać elementy)?

♦ miejscowość i datę sporządzenia wniosku;
♦ imię i nazwisko, adres zamieszkania wnioskodawcy;
♦ wskazanie organu, do którego skierowany jest wniosek;
♦ wyrażenie prośby o przywrócenie terminu (można podać podstawę prawną);
♦ uzasadnienie, w którym podaje się przyczyny uchybienia terminu;
♦ własnoręczny podpis;
♦ wyliczenie załączników, takich jak np.: zażalenie na postanowienie lub odwołanie od decyzji, dokument usprawiedliwiający uchybienie terminowi, dokument potwierdzający leczenie szpitalne itp.

Na sam koniec warto mieć na uwadze, że procedura przywrócenia terminu jest ostatecznością, bowiem mamy cały szereg sytuacji, w jakich termin na dokonanie czynności zostanie zachowany. Co więcej, jeżeli okaże się, że mogąc termin zachować nie skorzystaliśmy z takiej okazji, możemy się rozczarować, bowiem termin na dokonanie czynności nie zostanie nam przywrócony. Sytuacje, w jakich, termin uważa się za zachowany, wymienione są w kodeksie postępowania administracyjnego. Zgodnie z nim uznaje się, że pismo wniesiono w terminie, jeśli przed jego upływem (tj. godziną 24.00) zostanie:

♦ wysłane w formie dokumentu elektronicznego;
♦ nadane w polskiej placówce pocztowej;
♦ złożone w polskim urzędzie konsularnym;
♦ złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
♦ złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
♦ złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r., poz. 267).